Państwowa Inspekcja Pracy prowadzi kontrole bez uprzedzenia (ustawa z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy). Inspektor okazuje legitymację i upoważnienie i zaczyna od dokumentów. Dobra wiadomość: lista jest przewidywalna.
Dokumenty, o które inspektor pyta najczęściej
Szkolenia BHP
- karty szkolenia wstępnego (instruktaż ogólny i stanowiskowy) z podpisami,
- zaświadczenia o szkoleniach okresowych z datami i programem,
- programy szkoleń.
Badania lekarskie
- skierowania na badania profilaktyczne,
- aktualne orzeczenia lekarskie (wstępne, okresowe, kontrolne) w aktach osobowych.
Ocena ryzyka zawodowego
- dokumentacja oceny ryzyka dla każdego stanowiska,
- potwierdzenie, że pracownicy zostali z nią zapoznani.
Środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze
- tabela norm przydziału,
- karty ewidencji przydziału ŚOI, odzieży i obuwia oraz wypłat ekwiwalentu,
- dowody wydania (podpis, zapis w systemie).
Wypadki i choroby zawodowe
- rejestr wypadków przy pracy,
- protokoły powypadkowe i dokumentacja postępowań,
- rejestr podejrzeń i stwierdzonych chorób zawodowych.
Środowisko pracy
- wyniki pomiarów czynników szkodliwych i rejestr tych wyników,
- instrukcje BHP na stanowiskach, instrukcje obsługi maszyn,
- dokumentacja maszyn (deklaracje zgodności, protokoły dopuszczenia).
Organizacja
- regulamin pracy (w firmach, które muszą go mieć) z zasadami BHP,
- uprawnienia kwalifikacyjne (wózki, UDT, elektryczne, spawalnicze),
- dokumentacja służby BHP albo umowa z osobą wykonującą jej zadania.
Trzy rzeczy, na które warto uważać
- Daty. Nie wystarczy, że dokument jest. Musi być aktualny w dniu kontroli i w dniu, w którym pracownik wykonywał pracę.
- Spójność. Tabela norm przydziału mówi „rękawice co miesiąc", a ewidencja pokazuje ostatnie wydanie pół roku temu — to samo w sobie jest ustaleniem kontroli.
- Dostępność. Inspektor nie czeka tygodnia, aż dział kadr znajdzie segregator z 2022 roku.
Jak mieć to gotowe zawsze
Firmy, które przechodzą kontrole bez stresu, nie mają lepszych segregatorów. Mają jedno miejsce, w którym szkolenia, badania, uprawnienia i wydania ŚOI są przypisane do osoby i mają daty. Aplikacja BHP od ErgoFlow generuje raport zgodności dla wybranej grupy pracowników jednym przyciskiem, a automaty wydające z oprogramowaniem SmartBox prowadzą ewidencję ŚOI przy każdym pobraniu. Zobacz BHP w ErgoFlow.
Stan prawny: październik 2026. Wpis ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej ani opinii służby BHP.