Kartoteka produktów i kontrahentów
Nazwa, jednostka, stawka VAT, kod CPV, wartości odżywcze na 100 g. Kontrahent pobierany po NIP z bazy GUS.
Magazyn i stołówka
Magazyn przy stołówce z dokumentami, które się zgadzają
Przyjęcie dostawy, wydanie do kuchni, spis z natury i zestawienia dla księgowości w jednej ewidencji dla wszystkich placówek gminy. Każdy rozchód ma dokument, cenę z konkretnej dostawy i osobę, która go wystawiła.
Dokument RW nr: RW/0031/SP/09/2026
- Magazyn wydający
- SP · magazyn spożywczy
- Dokąd
- Kuchnia
- Posiłek
- obiad, 22.09.2026
- Liczba dzieci
- 142
- Wartość brutto
- 318,40 PLN
- Kwota na dziecko
- 2,24 PLN
Porządek na półce to jeszcze nie porządek w ewidencji
Ta sama pozycja w trzech placówkach nazywa się na trzy sposoby, a stan zbiera się dopiero na koniec miesiąca. Jedna kartoteka produktów i dokumenty wystawiane na bieżąco to zmieniają.
Jak to działa
Od przyjęcia dostawy do zestawienia dla księgowości
Trzy rodzaje dokumentów i jedno zamknięcie. Każdy wystawia go osoba z uprawnieniem do danego magazynu.
IIntendent
Przyjmuje dostawęKontrahent, numer faktury, pozycje z kartoteki z ceną i terminem przydatności. Powstaje partia na stanie.Dokument PZ
IIntendent
Wydaje do kuchniWybiera posiłek z jadłospisu i pozycje. Aplikacja zdejmuje towar z najstarszej partii i liczy kwotę na dziecko.Dokument RW
KKomisja
Robi spis z naturyAplikacja wypełnia projekt bieżącym stanem, komisja wpisuje ilości policzone. Spis blokuje edycję wcześniejszych dokumentów.Inwentaryzacja
KKsięgowość
Pobiera zestawieniaZestawienie PZ, zestawienie RW, kartoteka na dzień i kartoteka za okres. Wszystko w PDF z numerami dokumentów.Zestawienie PDF
Dokument wydania
Format numeru, kolumny i podpisy jak na wydruku RW z aplikacji. Pozycje i ceny przykładowe.
RW z kwotą na dziecko
Wydanie do kuchni jest powiązane z posiłkiem z jadłospisu, więc na dokumencie jest dzień, typ posiłku, liczba dzieci i koszt na jedno.
Dokument RW nr: RW/0031/SP/09/2026
| Lp. | Nazwa | Ilość | Cena netto | Stawka VAT | Cena brutto |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Ziemniaki | 28,000 kg | 1,80 PLN | 5% | 1,89 PLN |
| 2 | Schab bez kości | 14,000 kg | 18,90 PLN | 5% | 19,85 PLN |
| 3 | Pomidory | 6,000 kg | 6,40 PLN | 5% | 6,72 PLN |
| 4 | Śmietana 18% | 4,000 l | 7,10 PLN | 5% | 7,46 PLN |
Razem brutto: 318,40 PLN
Dzień posiłku: 22.09.2026 · Typ posiłku: obiad · Liczba dzieci: 142
Kwota na dziecko: 2,24 PLN
Słownie: trzysta osiemnaście złotych 40/100
Wystawił
Odebrał
Spis z natury
Zatwierdzony
Nagłówki, pola komisji i podpis jak na druku z aplikacji. Pozycje przykładowe.
Inwentaryzacja, która zamyka okres
Aplikacja wypełnia projekt bieżącym stanem, komisja wpisuje ilości policzone. Druk ma miejsce na skład komisji i podpis zatwierdzającego.
Inwentaryzacja z dnia 30.09.2026
| Lp. | Nazwa | J.m | Ilość | Cena | Wartość |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Mąka pszenna typ 500 | kg | 42,000 | 2,35 PLN | 98,70 PLN |
| 2 | Olej rzepakowy | l | 18,000 | 7,90 PLN | 142,20 PLN |
| 3 | Ryż | kg | 25,000 | 4,60 PLN | 115,00 PLN |
| 4 | Makaron świderki | kg | 16,000 | 5,20 PLN | 83,20 PLN |
Razem: 439,10 PLN
Zatwierdził
Magazyn
Co dostajecie w magazynie
Przyjęcia PZ
Dokument z pozycjami, cenami netto i brutto, terminem przydatności. Numeracja PZ/0001/skrót/MM/RRRR nadawana automatycznie.
Wydania RW wyceniane FIFO
Towar schodzi z najstarszej partii po jej cenie. Przy braku ilości aplikacja nie pozwoli wystawić dokumentu.
Stan z partiami
Dla każdego produktu widać partie: z jakiej dostawy, ile zostało, po jakiej cenie i do kiedy.
Spis z natury
Projekt wypełniony stanem, ilości policzone wpisuje komisja. Druk ma miejsce na skład komisji i podpis zatwierdzającego.
Zestawienia w PDF
Zestawienie PZ, zestawienie RW, kartoteka globalna za okres i kartoteka na dzień, zapisane w aplikacji.
Stołówka
Co dostajecie w stołówce
Typy posiłków per placówka
Śniadanie, obiad, podwieczorek. Każda szkoła definiuje własne.
Siatka tygodnia
Dni w wierszach, typy posiłków w kolumnach. Opis posiłku i liczba dzieci wpisywane w komórce.
Wydanie powiązane z posiłkiem
RW wskazuje posiłek z jadłospisu, więc koszt surowców ląduje przy konkretnym dniu.
Kwota na dziecko
Wartość wydania podzielona przez liczbę dzieci, widoczna na dokumencie RW.
Wartości odżywcze
Energia, białko, tłuszcz, węglowodany i cukry na jedno dziecko, policzone z kartoteki produktów.
Wiele placówek
Każda szkoła ma własne magazyny i jadłospis. Pracownik widzi te placówki, do których ma uprawnienie.
Granice
Czego ten moduł nie robi
Żeby gmina wiedziała, co kupuje, zanim podpisze.
Nie zbiera deklaracji rodziców
Nie ma kont rodziców, zapisów na obiady, odwołań nieobecności ani opłat za posiłki. Liczba dzieci to liczba wpisana przy posiłku.
Nie zamawia u dostawców
Dokument PZ powstaje przy dostawie. Zamówienie składa się poza aplikacją.
Nie prowadzi receptur
Nie ma gramatur na dziecko ani alergenów. Jadłospis to opis posiłku i liczba porcji.
Nie księguje
Zestawienia wychodzą w PDF. Zapis w systemie finansowo-księgowym robi księgowość.
Co się zmienia
Przed i po uruchomieniu
Dziś
- Arkusz prowadzony osobno w każdej placówce
- Ta sama rzecz nazwana na trzy sposoby
- Ile zostało w magazynie, sprawdzane na półce
- Inwentaryzacja przepisywana z kartek
- Koszt posiłku liczony na koniec miesiąca, na oko
Po wdrożeniu
- Jedna ewidencja dla wszystkich placówek
- Jedna kartoteka, więc zestawienia się sumują
- Stan zmienia się przy każdym dokumencie
- Spis z natury od razu porównany z ewidencją
- Kwota na dziecko przy każdym wydaniu
Pytania
To, o co pytają najczęściej
Czy trzeba kupować czytniki kodów?
Nie. Moduł działa na wprowadzaniu danych z klawiatury. Pozycje wybiera się z kartoteki, więc nie trzeba ich wpisywać od nowa.
Czy da się przenieść obecny arkusz?
Kartotekę produktów i kontrahentów zakładamy razem przy wdrożeniu, przy okazji ujednolicając nazwy. Stan początkowy wprowadza się pierwszym spisem z natury.
Czy każda placówka widzi wszystko?
Nie. Uprawnienia nadaje się per placówka i per magazyn. Kierownik widzi swoją szkołę, wydział w urzędzie wszystkie.
Co, gdy ktoś wyda towar, którego nie ma na stanie?
Aplikacja nie pozwoli zapisać dokumentu. Komunikat wskaże pozycję z niewystarczającą ilością.
Czy można poprawić dokument po fakcie?
PZ można poprawić, dopóki nic z tej dostawy nie wydano i nie było później spisu z natury. Po spisie dokumenty sprzed niego są zamknięte.
Od czego zaczynamy?
Od jednej placówki i jednego magazynu spożywczego. Gdy to działa, dokładamy kolejne magazyny i szkoły.
Jeden dzień
Jeden dzień magazynu
Rano: dostawa
Faktura od dostawcy staje się dokumentem PZ. Towar trafia na stan jako partia z ceną i terminem.
Przed obiadem: wydanie
Intendent wystawia RW do posiłku z jadłospisu. Kuchnia dostaje listę, a dokument ma kwotę na dziecko.
Koniec miesiąca: spis
Komisja liczy półki i wpisuje ilości do projektu spisu. Różnice widać od razu.
Zacznijmy od jednego magazynu
Wystarczy lista produktów, które dziś są w obiegu, i stan z ostatniego spisu. Resztę konfigurujemy razem.